Sakstyper og arbeidsflyt

Fra QmPlusDoc
Gå til: navigasjon, søk

Dette er den andre i en serie av artikler som vil ta for seg funksjonaliteten i Versjon 4 (trykk her for å se alle artiklene) av Qm+. Se vår hjemmeside for mer informasjon om Qm+.

Qm+ har mange dyktige brukere som stadig finner nye bruksområder for systemet eller ønsker å behandle saker på andre måter enn vi klarte å tenke på da vi laget systemet. I versjon 4 har vi tatt konsekvensen av dette og laget systemet helt fleksibelt slik at det kan tilpasses det aller meste av ønsker vi har fått inn på området de siste 15 årene. Versjon 4 vil bli levert med samme standardoppsett som i versjon 3, slik at alle vil kunne kjenne seg igjen og starte å bruke systemet umiddelbart. De som ønsker å endre saksgangene får nå helt nye muligheter med behandling av alle sakstyper med egne arbeidsflyter.

Sakstyper

I Qm+ kan alle sakstyper behandles og systemet viser grafer og lister for dem. For hver sakstype kan det defineres en eller flere arbeidsflyter.

Melding

Meldinger registreres inn i Qm+ via meldingsskjemaer som administratorbrukerne tilpasser til virksomhetens behov. Meldingsskjemaene grupperes i skjematyper der hver skjematype kan ha egen arbeidsflyt. Som standard kommer Qm+ med skjematypene Melding, Logg, Arbeidsordre og Risiko. Meldinger kan registreres både via webversjonen og i Android eller iOS appen.

Tiltak

Tiltak kan brukes i behandlingen av meldinger for å tilordne en eller flere brukere en oppgave som skal utføres. En melding kan ha flere tiltak og ett tiltak kan tilknyttes flere meldinger.

Dokumentversjon

Et dokument kan ha to aktive versjoner. Siste versjon og den publiserte versjonen. Det er bare den publiserte versjonen som vises i Qm+ utenfor administratormodulen og høringer og revisjoner.

Høring

En høring kan brukes til å hente inn synspunkter fra flere brukere om en dokumentversjon. Typisk brukt før dokumentversjonen publiseres.

Revisjon

En revisjon er en kontroll av ett eller flere dokumenter. Kontrollen er ment å gå på både om dokumentet er holdt oppdatert innholdsmessig og om eventuelle prosesser med nye versjoner er fullført med publisering. Derfor vises det lenke både til publisert versjon og siste versjon (om disse er forskjellige) i revisjonsbildet.

Arbeidsflyt

En arbeidsflyt forteller systemet hvordan en sak skal behandles.

  • Hver sakstype har et sett med statuser.
  • For å skifte status på en sak, kreves det at en overgang er definert.
  • For å utføre en overgang må brukeren besvare en dialog.
  • Dialogene brukes til å få inn mer informasjon eller dokumentere hva som er gjort med saken.
  • Dialogene bygges opp av felter.

Workflow.png

  • Saksstatus for ny sak blir statusen til saken når den opprettes.
  • Saksstatus for lukket sak. Når saken oppnår denne statusen, så vil systemet anse saken som lukket.
  • Aktiver tidlig saksbehandling. Om brukeren som oppretter saken samtidig skal velge en bruker som skal behandle saken.
  • Overgang for tidlig saksbehandling. Hvilken overgang saken skal gjennomgå når brukeren velger behandlingsansvarlig ved opprettelse av saken.

Status

Status.png

Hver status tilhører en sakstype, har en statusgruppe og bakgrunnsfarge som brukes for statusen i grafene.

Statusgruppe

Statusgruppene ligger fast i systemet og gir statusen egenskaper.

  • Ubehandlet. Saken er ikke behandlet.
  • Åpen. Saken er ikke avgjort.
  • Behandling startet. Behandlingen av saken er i gang.
  • I tiltaksprosess. Det er laget tiltak for saken som fortsatt ikke er lukket.
  • Lukket. Saken er lukket.
  • Slettet. Saken er slettet.

Hver kunde kan velge hvilke statuser og statusgrupper de vil benytte i sitt system.

Overgang

En overgang beskriver hva en sak må gjennom for å skifte fra en status til en annen og hvilke slike skifter av status som er mulig for brukerne å gjennomføre.

  • Hver overgang tilhører en bestemt arbeidsflyt og tilknyttes en dialog.
  • Overgangen kan brukes fra flere statuser men ender alltid i en bestemt status.
  • En overgang kan også ha en relatert arbeidsflyt. Det kan brukes til å spesifisere hvilken arbeidsflyt et tiltak laget med overgangen skal følge.
  • Posisjon bestemmer sorteringen for overgangen i Velg handling for brukeren som skal behandle saken.
  • Status bestemmer om dette er en aktiv overgang som kan brukes av brukerne eller ikke.

TransitionEdit.png

Her ser vi overgangen Send til saksbehandler. Den er satt opp akkurat slik den er kodet i versjon 3 av Qm+. Send til saksbehandler kan utføres på meldinger som har status Ny eller Sendt til saksbehandler. Når dialogen Send til saksbehandler (tilfeldigvis samme navn som overgangen her) er gjennomført vil meldingen ha status Sendt til saksbehandler.

  • Delete2.png Brukes for å ta bort en Fra status fra overgangen

Dialog

Dialogene settes sammen av ulike felt for å hente inn ønsket informasjon eller for at brukeren skal kunne registrere en handling som utført.

  • Felt kan settes til å være obligatoriske i dialogen.
  • For felt hvor oppgaver tildeles oppgir man også en overgang som bestemmer hva oppgaven skal utføre.

EditDialog.png

Her ser vi en dialog for å planlegge en høring. Det skal velges deltakere og godkjenner, samt at det er lagt til et beskrivelsesfelt og et kommentarfelt.

  • Delete2.png Brukes til å slette felt fra dialogen.
  • Move.png Brukes til å skifte rekkefølge på feltene.

Nederst ser vi at dialogen har sin egen sakshistorie som holder dere på alle endringer gjort på dialogen fra administratorene. Alle objekter som kan redigeres har slik historikk, men den er utelatt fra de andre skjermbildene over for å spare plass. Hvordan dialogene ser ut i bruk skal vi se på i en senere artikkel.

Felt

Hvert felt som skal brukes i en dialog kan også tilpasses. Den viktigste egenskapen er felttypen. Den bestemmer hva slags felt vi lager. Felttypene deles i grupper.

  • Data. Felt for enkel innhenting av informasjon.
    • Dato. Et dato felt.
    • Nummer. Et nummerfelt.
    • Tekstfelt. Et tekstfelt på en linje.
    • Tekstområde. Et tekstområde på flere linjer som også kan utvides.
    • Tekstredigering med formatering. Gir et tekstområde med enkle HTML formateringsmuligheter.
    • Tiltaksnavn. Brukes til å angi navn på tiltak for overganger som oppretter nye tiltak.
  • Kommentar. Felt for å lage en kommentar til saken. Tekst skrevet her vises ikke i selve saken, men i sakshistorikken nederst i behandlingsbildet.
    • Kommentar og varsel. Tekstområde for å angi en kommentar med mulighet til å sende kommentaren som et varsel til angitte brukere. Hvordan brukerne mottar varselet bestemmes av mottakernes innstillinger i forhold til sakens prioritet.
  • Oppgave. Felt relatert til å tilordne eller registrere oppgaver som utført.
    • Bekreftelse. Gir brukere som er tilordnet oppgaven muligheten til å svare Ok / Ikke Ok. Feltet starter med verdien Ubesvart.
    • Tildel oppgave. Felt for å tilordne en oppgave til en eller flere brukere.
    • Utfør oppgave. Felt for å bekrefte at en tilordnet oppgave er utført. Kan også brukes direkte uten at brukeren er tilordnet oppgaven først.

FieldText.png

Felt av typen tekstområde har ikke flere egenskaper og er enkle å lage.

AssignTask.png

Felt av typen tildel oppgave har en rekke ekstra egenskaper.

  • Oppgavetype. Styrer hva oppgaven man tilordner betyr.
    • Godkjenner. Skal godkjenne saken. Brukes som regel i steget for å lukke saken.
    • Saksbehandler. Blir ansvarlig for den videre behandlingen av saken.
    • Utfører. Skal utføre en oppgave. Kan være utføre et tiltak, bidra i en høring eller annet.
  • Komponent for brukervalg. Styrer hvordan listen man kan velge brukere fra fungerer.
    • Brukerliste med avdelingsvelger. Gir en liste over brukere for en angitt avdeling. Avdelingen velges i en egen nedfallsmeny. Fordelaktig om det er mange aktuelle brukere.
    • Brukerliste gruppert etter avdeling. Gir en liste over brukere hvor avdelingen ligger inne i listen og grupperer brukerne. Fordelaktig om antallet brukere ikke er altfor høyt og man ofte velger brukere fra flere avdelinger.
  • Frist. Om det skal vises en frist som kan settes av den som tilordner oppgaven.
    • Ja.
    • Nei.
  • Planlagt startdato. Om det skal vises et datofelt for når oppgaven skal startes som kan settes av den som tilordner oppgaven.
    • Ja. Feltet vises og oppgaven vil først starte når denne datoen inntreffer.
    • Nei. Oppgaven starter umiddelbart.
  • Planlagt timer. Styrer om et felt for å angi planlagt antall timer som oppgaven skal ta skal vises.
    • Ja.
    • Nei.
  • Flere skal utføre oppgaven.
    • Ja. Komponent for brukervalg blir flervalg.
    • Nei. Komponent for brukervalg blir enkeltvalg.


Neste gang skal vi se nærmere på hvordan saksbehandlingssidene tar dette i bruk.