Saksbehandling - Behandle saker

Fra QmPlusDoc
Gå til: navigasjon, søk

Dette er den fjerde i en serie av artikler som vil ta for seg funksjonaliteten i Versjon 4 (trykk her for å se alle artiklene) av Qm+. Se vår hjemmeside for mer informasjon om Qm+.

I forrige artikkel så vi på oppbygningen av saksbehandlingsbildet. Denne gangen går vi videre med selve saksbehandlingen.

Velg handling

Dette er menyen hvor valgene i saksbehandlingen - overgangene vi så på i artikkel 2 vises. Hvilke av overgangene i arbeidsflyten som vises avhenger av sakens status og brukerens rettigheter. Knappen er blå som i Versjon 4 betyr at det er forventet at brukeren skal trykke her for å komme videre i prosessen.

VelgHandling.png

Dette er standardmulighetene for behandling av meldinger når meldingen er åpen og brukeren har lese, skrive og behandlingsrettigheter til meldingen.

  • Send til saksbehandler. Brukes når en annen enn nåværende saksbehandler skal avgjøre sakens videre skjebne.
  • Planlegg tiltak. Brukes når man vet hva som skal gjøres og hvem som skal utføre oppgaven som skal til for å få lukket saken.
  • Lukk. Brukes når sakens oppgave allerede er utført.
  • Avvis. Brukes når saken er registrert ved en feiltagelse.

Når man velger en handling vises den tilhørende dialogen.

Dialog for Send til saksbehandler

Slik er dialogen for Send til saksbehandler som standard. Dette endres av kundens administrator etter behov.

SendTilSaksbehandler2.png

  • Frist. Frist for behandling av saken.
  • Velg saksbehandler. Felt for valg av bruker som skal overta ansvaret for å behandle saken.
  • Kommentar. Tekst som vil sendes med oppgaven.
  • Send en beskjed om saken. Dersom man ønsker å informere flere brukere om handlingen som utføres. De aktuelle brukerne vil få lesetilgang til saken om de ikke hadde det fra før.

Vi trykker grønn knapp Ok for å iverksette. Da blir saken oppdatert med endringene våre.

SendtTilSaksbehandler.png

Status skiftet fra Ny til Sendt til saksbehandler og Robert Demo ble lagt til som saksbehandler med frist.

Ansvarlig bruker mottar varsel

Når vi tildeler en oppgave blir det automatisk laget et varsel til den som mottar oppgaven. Hvordan denne mottar varselet settes i brukerens innstillinger utifra sakens prioritet (Varsel bare i Qm+, på epost eller på SMS).

Her er Robert logget på Qm+ og har åpnet listen over nye varsler fra hovedmenyen.

  • Merk at Robert har Qm+ på engelsk. Samme system kan brukes på flere språk samtidig.

NotificationAlert2.png

Robert trykker på saken i varselet han vil arbeide med og går til Velg handling / Choose action og vil lage et tiltak.

ChooseAction.png

Dialog for Planlegg tiltak

Denne dialogen brukes for å tilordne oppgaven med å utføre og å godkjenne tiltaket til en eller flere brukere.

PlanAction.png

  • Action name / Tiltaksnavn. Navnet som brukes til å identifisere tiltaket i tabeller og oversikter.
  • Work description / Arbeidsbeskrivelse. Beskrivelse av hva som skal gjøres.
  • Choose the persons that will do the job / Velg saksdeltakere. Velg deltagere og sett frist.
    • Due date / Frist. Frist for når oppgaven skal være gjennomført.
    • Select department / Velg avdeling. Avdelingsvelger for brukervalgkomponenten.
    • Choose the persons that will do the job / Velg de som skal utføre oppgaven. Velg en eller flere brukere som skal utføre tiltaket. Endre avdeling i feltet over for å få tak i brukere fra andre avdelinger.
  • How to prevent recurrence / Hvordan hindre gjentagelse. Oppfølgende oppgave.
  • Choose approver / Velg godkjenner. Velg godkjenner og sett frist.
    • Due date / Frist. Frist for når oppgaven skal være gjennomført.
    • Select department / Velg avdeling. Avdelingsvelger for brukervalgkomponenten.
    • Select case participant / Velg utfører. Velg den brukeren som skal godkjenne tiltaket.
  • Comment / Kommentar. Mulighet for å legge til en kommentar.

Robert trykker Ok, tiltaket blir opprettet og Hanne Olsen som utfører blir varslet om ny oppgave. Ola Demo Gundersen som skal godkjenne får også en oppgave, men den er inaktiv inntil Hanne har utført sin oppgave. Derfor varsles ikke Ola om oppgaven nå.

Tiltaksbehandling

Dette bildet er veldig likt bildet for meldingsbehandling, men viser informasjon om tiltaket.

Tiltaksbehandling.png

I denne statusen er det kun en overgang som kan brukes av Hanne. Derfor er Velg handling byttet ut med Marker som utført slik at handlingen er tilgjengelig direkte uten at man må åpne menyen først. Tekstfeltene Robert fyllte inn vises i seksjonen Beskrivelse.

Hanne trykker på Marker som utført og dialogen vises.

Marker som utført

Dette er en dialog hvor brukeren kan kvittere ut en oppgave som utført.

MarkerSomUtført.png

  • Oppgaven utført av. Her er feltet satt som enkeltvalg og Hanne har bare mulighet til å velge seg selv.
  • Kommentar. Felt for kommentar.
  • Send en beskjed om saken. Felt for å varsle andre brukere om endringer i saken. De som følger saken varsles uansett automatisk.

Hanne trykker Ok og har med det registrert tiltaket som utført. Saken skifter status til Under godkjenning og oppgaven til Ola Demo Gundersen for godkjenning aktiveres.

Godkjenn tiltak

Ola åpner saken og ser at den skal godkjennes.

Tiltaksbehandling2.png

Ola kan også velge å sende tiltaket tilbake til gjennomføring, men Godkjenn tiltaket er det vanlig. Det har administrator tatt konsekvensen av og bestemt at Godkjenn tiltak skal vises som egen knapp.

Ola trykker på Godkjenn tiltak og får en dialog helt lik Marker som utført over. Han trykker Ok og tiltaket er godkjent.

Meldingen er lukket

Ola trykker seg tilbake til den opprinnelige meldingen ved å trykke på meldingsnummeret i seksjonen Tilknyttede meldinger.

LukketMelding.png

Her ser Ola at meldingen nå er lukket og alle som har vært involvert i saksbehandlingen. Både av selve meldingen og det tilhørende tiltaket.


Neste uke skal vi se nærmere på Grafer og Rapporter.