Strukturen i Qm+ er moduler som virker sammen

Kvalitetssystem med grafer

Qm+ inneholder Grafmodul.

Grafoversikt på 2 sekund!

01
Alle registrerte hendelser blir kategorisert og fremstilt i grafer som har ulike farger for de ulike typer hendelser.
Oversikter bør vise utviklingstendenser f.eks. over feiltyper, deres årsaker, konsekvenser inkludert kostnader og status i oppfølgingen av hendelser. Les mer om meldingsmodulens egenskaper i "Meldinger".

Grafene vokser automatisk når hendelser registreres . De er bedriftens visuelle arkivoversikt.

02
Her er et eksempel som viser en slik oversiktsgraf, pr. organisasjonsenhet (avdeling). Hver farge angir en type meldingsskjema. Et klikk i «Kostnadsgraf» gir grafen som viser avvikskostnadene

Klikkbare grafer

03
Med Qm+ kan du se resultatene i hele eller deler av organisasjonen med ett tastetrykk, og du kan velge hvilke grafer som skal vises.

Hurtigvalgsmeny

04
I en hurtigvalgsmeny kan lederne bestemme hvilke oversikter som skal hentes ut og for hvilket tidsrom.
- Ett klikk gir tabelloversikten eksempelvis over kundeklager, eller over personskader.

Drill-downs

05
Leder kan også gjøre såkalt drill-downs for å se hvilke årsaker som ligger bak akkurat de hendelsene som er hentet ut av grafbildene i en tabell.

Dynamiske grafbilder!

06
Kunden bestemmer hvilke kombinasjoner av feiltyper, årsaker eller konsekvenser, kostnader som skal kombineres i grafer med en Y- og x-akse. Dette gjør det enklere for ledergruppen å legge opp standardmenyen for rapporter til ledermøtene.

Oversikt etter skjema

Fordeling over tid

Meldingsmodul

Hendelser, forslag, utførte kontroller, SJA/Risiko, Lean m.m

Samsvar og avvik må dokumenteres!

Hendelser

Det skriftlige regelverket enten det er prosedyrer, kontrakter, standarder eller lovverk, bestemmer hvilke kontroller som skal utføres, og hvilke hendelser som er avvik. Det er her krav blir definert, kategorisert og lagt inn i meldingsmodulens kategorigrupper. Dette er en forutsetning for å kunne få fram oversiktlige styringsgrafer og dokumentere samsvar med skriftlige krav (samsvarserklæring).

Hendelsene som registreres!

Også de positive!

Undersøkelser har vist at virksomheter som også registrerer de positive hendelsene, f.eks. ros fra kunder! - lærer mye av slike oversikter. Det er hyggelig dokumentasjon som stimulerer til kontinuerlige forbedringstiltak.

Qm+ dokumenterer praksis

dvs. at kvalitetsstyringen er utført.

Med Qm+ sin meldingsmodul kan du bevise at ditt kvalitetssystem er mer enn bare prosedyrer. Registrerte uønskede hendelser (RUH) viser at du har et aktivt kvalitetssystem. Her ser du om feil gjentar seg, - og hvor du som leder må evaluere tiltakene som skal hindre gjentakelse. Det er RUH-oversikten som gir input til revisjon av virksomhetens risikoanalyser. SJA- og Loggmeldinger vises i egne grafoversikter. Også e-poster i saksoppfølgingen, dialogen mellom ledere og medarbeider og status, - arkiveres på meldingene automatisk!

Lean-skjemaer

for Lean-gruppene

Med meldingsmodulen i Qm+ kan virksomheten lage spesifikke skjemaer for Leangruppene. Det gjør det enklere å dokumentere forbedringsforslagene og oppfølgingen av disse, inkludert resultatmålinger. Virksomhetene velger selv om Leanskjemaer skal kunne besvares av medarbeidere som ikke tilhører lean-arbeidsgruppene. Hvis alle deltar, vil gruppene få flere forbedringsforlag å jobbe med.

Qm+ gir kvalitetsregnskapet for ledermøtet.

Fordi hendelser og oppfølging kategoriseres, vises tydelig hvor det må tas tak!

Alle medarbedeidere kan registrere hendelser, avvik og forbedringsforslag i Qm+, - også i mobiltelefonen. Her finnes dine aktuelle meldingsskjemaer med de utvalgte kontrollpunktene, - som sikrer deg samsvarsdokumentasjonen. Også årsaker, konsekvenser og kostnader ved den uønskede hendelsen meldes i avkryssingsfelt. I Qm+ blir all informasjon om hendelser, avvik og forslag lagret i en database som viser resultatene over tid pr. måned eller år. Slik blir grafene stadig mer verdifulle for virksomheten! Forståelsen for hvorrisikoen for uønskede hendelser ligger, - øker. Risikoreduserende tiltak iverksettes.

Prosesskart og ansvarsmatriser

Prosesskart er et visuellt verktøy

For å få oversikt over alle delene i arbeidsprosessen, hva som må gjøres i en bestemt rekkefølge, hvem som er ansvarlig, og hvem som medvirker og hvilke kontroller som skal utføres. Også de instrukser for arbeidsutførelsen som tilhører de ulike delene av prosessen, vil du kunne legge ut som lenker i prosesskartet. Hvilke deler av jobboppgavene som krever samsvarserklæring, kan også synliggjøres her.

Oppgave- og ansvarsmatrise

Ønsker du prosesskartet byttet ut med en matrise som viser det samme innholdet, kan du klikke på knappen "Vis oppgave- og ansvarsmatrisen". Også lenkene til de aktuelle instrukser, meldingsskjemaer og sjekklister følger med i Oppgave- og ansvarsmatrisen.
Vi tok hensyn til våre kundekrav som fortalte oss:

"Der er for mange piler, bokser og symboler i prosesskartene! De må bli mer brukervennlige"

Derfor laget vi vårt svar på prosessmodulen: Pilene viser kun oppgavenes rekkefølger. I hver boks finner du relevant informasjon og kontrollskjemaer.
- Vil du heller se prosesskartet som en oppgave- og ansvarsmatrise? Ett klikk gjør prosesskartet til matrisen!

Johs Oraug Daglig leder, seniorkonsulent

Sjekklister og spørreskjemaer

Sjekklister og spørreskjemaer

01
Det er et gjennomgående krav i ISO-standarder og i internkontrollforskrifter at virksomheten må informere medarbeiderne om hvilke krav som gjelder, enten det angår utførelsen av jobben eller din sikkerhetsatferd. Vi mener at sjekklister og spørreskjemaer er den informasjonsmetoden som gir den beste opplæringen.

Qm+ er et meget fleksibelt system

02

Qm+ sitt relative fortrinn er at kunden kan endre innhold og legge opp strukturen i systemet etter eget ønske. Standardpakken leveres med 30 sjekklister/spørreskjemaer for ulike drifts-/kvalitets og HMS-områder. Disse kan virksomhetene tilpasse til eget bruk! I tillegg følger det med lenker til relevante lover og forskrifter. Her noen eksempler innenfor HMS-området:

  • Inneklima
  • Avfall
  • Brannsikring
  • Byggherreforskrift
  • Vedlikehold
  • Vernerunden /Verneutstyr m.fl.
  • Kompetansekartlegging
  • Internrevisjon

Leder kan legge opp en årsplan (årshjulet)

03
som viser når de ulike sjekklister og spørreskjemaer skal fylles ut. Denne årsplanen ligger i den såkalte Aktivitetsplan som viser alle periodiske undersøkelser, kartlegginger og -kontroller.

Fellesbibliotek

04
Her kan Qm+ kundene utveksle egenutviklede lister og lære av hverandres erfaringer. Det er frivillig om kunden ønsker å legge noen av sine lister i Fellesbiblioteket, slik at andre kan dra nytte av dem. Skjemaer som ligger i fellesbiblioteket kan importeres på tvers i systemet, og innholdet kan redigeres etter eget behov.

Qm+ oppsummerer alle svar til oversiktlige grafer etter hvert som de besvares

05

Lederne ser med et tastetrykk: Aktivitetene som pågår, hva som er gjennomført, oppslutning og resultater.

Det er med dette skjermbildet virksomhetsleder kan bevise at HMS er noe som faktisk utøves. Dette er skrytealbumet når Tilsynsmyndighetene gjør sine kontroller.

Fortvil ikke

Vi hjelper kundene våre å utarbeide sjekklistene

Kvalitetssystem med Risikoanalyse

I Qm+ kan risikoanalysen legges opp som en prosess i ulike faser. Risiko = Sannsynlighet x Konsekvens.

Risikoanalysen må bygge på erfaringer og faktakunnskaper

Leder eller AMU bestemmer om alle ansatte skal involveres i risikovurderingene.

SAMLE ERFARINGER OG FAKTA

01

Fase:

Med tallverdier fra 1 til 5 kan folks samlede erfaringer regnes ut i Qm+, og sannsynlighet og konsekvenser vurderes. Tallverdiene er henholdsvis liten sannsynlighet (skjer hvert 20.år) og stor sansynlighet (skjer hver måned/uke). Når det gjelder konsekvenser: 1 = ingen eller ubetydelig konsekvens og 5 = stor konsekvens (store materiellskader/ personskader). Dette er første fase i risikoanalysen.

ANALYSE

02

Fase:

En egen arbeidsgruppe bruker resultatene fra første fase i sin analyse av hvilke tiltak som må iverksettes for å redusere sannsynlighet og konsekvens av mulige uønskede hendelser. Alle resultater blir arkivert og er lett tilgjengelig for medarbeiderne. Flere virksomheter velger bare å bruke denne fasen for å gjøre risikoanalysen. Da brukes bare meldingsmodulens risikomeldingsskjema. Denne arkiveres ikke sammen med andre medlingstyper, og er lett å hente fram når disse skal revideres. Qm+ holder automatisk arkivet ajour med egne versjonsnummer. Alle tidligere versjoner arkiveres også.

REVISJON AV ANALYSENE

03

Fase:

Resultatene av analysen skal kontinuerlig sammenlignes med hva som faktisk skjer av uønskede hendelser (UH). Grafoversikten over alle virksomhetens uønskede hendelser er helt nødvendig for å kunne forbedre analysen og tiltakene. I denne prosessen er alles registrerte hendelser: Avviks- eller UH-oversikten en forutsetning for stadig å bli bedre til å redusere risiko.

Hendelsesbaserte lister

Qm+ inneholder utfyllingsskjemaer hvor bruker kan vurdere sannsynlighet (S) og konsekvenser (K) for ulike hendelser.

Objekt og oppgavebaserte lister

Qm+ inneholder også lister med typiske oppgaver og utstyrsbruk innenfor en produksjon eller tjeneste. Her vurderer bruker sannsynlighet (S) og konsekvens (K) og muligheter for uønskede hendelser når produksjonen eller tjenesten utføres.

Resultatene fra utfylte lister behandles av en arbeidsgruppe som lager den endelige risikoanalysen, og legger dette ut som en del av de styrende dokumenter for virksomheten.

SJA-meldinger

Sikker–Jobb–Analyse finnes som eget meldingsskjema i Qm+, eller som en egen del av et avviksmeldingsskjemaet (RUH = Registrert Uønsket Hendelse). Superbruker kan tilpasse innholdet i kategorivalgene selv, f.eks. at risikoen for ulykker, materiellskader, miljø- og omdømmeskader skal vurderes.

Bruk Fellesbiblioteket

Her kan Qm+ kundene utveksle egenutviklede lister:
Superbruker kan med ett klikk importere liste i Fellesbiblioteket, og eventuelt gjøre tilpasninger til egen virksomhet.

Lean management (LM)

Systemet leveres med Lean sjekklister

Jobb etter Lean prinsippene med Qm+

Gjennom samspill og innvolvering av de ansatte kan bedrifter jobbe med systematisk forbedringsarbeid med kundens behov i fokus. 

Målsettningene er:
- Økt kundetilfredshet
- Økt medarbeidertilfredshet
- Høyere tilstedeværelse
- Lavere skadefrekvens

Når alle svar er lagt inn kan det elektroniske, dynamiske systemet holde orden på LEAN-prosessene som gir deg LEAN-tavla med graf- og tabelloversikter som alltid viser status for forbedringsprosessene.
Vi hjelper kundene våre igang med LEAN-forberedelsen og oppsett av skjema. 

Dokumenthåndtering

Med Qm+ holder du orden på dokumentene

Qm+ holder orden på revisjoner, deltakerne i høringsrunder, de ulike innspillene om forbedringer i teksten, versjoner og revisjoner. Deltakerne blir varslet om høringene i Qm+ innboksen, - eller om ønsket: Via e-post.


Qm+ har eget skrive- og tegneprogram.

Virksomheten kan selv redigere sine prosedyrer både som tekst, prosesskart og som oppgave- og ansvarsmatriser.
Se modulen om
Prosesskart og Oppgave- og ansvarsmatriser.


dokumenthode

Når styrende dokumenter er lagt inn i Qm+, kan disse nås fra ethvert utfyllingsskjema (lenker).

Dette er avgjørende for brukervennligheten i kvalitetssystemet. Det er enkelt å klikke på en lenke i det aktuelle skjemaet for å hente fram relevant regelverk.


Aktivitetsplan - Kontrollplan

Aktivitetsplanmodulen

brukes når kontroller og kartlegginger skal gjennomføres innenfor gitt tidsrom, og når det er viktig å kunne varsle/purre de som skal svare.
Noen vil også kalle denne modulen for Årshjulet. Det er periodiske aktiviteter som skal foregå årlig, f.eks. kontroll av alarmer, verneutstyr, brannvernutstyr, vernerunder m.m., - som skal legges opp i Aktivitetsplanen. Når ledermøtet skal vise resultatene, vil skjermbildet med grafoversikt og antall kommentarer være et nyttig rapportbilde.

ISO-sertifiserte bedrifter
kan legge opp de årlige aktiviteter som revisjoner, ledelsens gjennomgang, Risikoanalyser, kundetilfredshetsundersøkelser og kompetansekartlegging i denne modulen.
Aktivitetsplanens resultatoversikter er et bevis for at virksomheten utfører kontrollene systematisk. Kvalitetsstyringssystemet er ikke bare prosedyrer, men også målbare resultater.
Byggebransjen
Kommuner som tiltakshaver (byggherre)

Risikoanalyseprosessen kan startes i Aktivitetsplanen

Både hendelsesbaserte skjemaer og oppgave-/utstyrsbaserte skjemaer, følger med bestillingen, - og kan tilpasses av kunden selv.
Når lederne ønske innspill og synspunkter fra medarbeiderne på hva som oppleves som risikofylt, brukes Aktivitetsplanen.
Når lederne ønsker å måle kundetilfredsheten eller medarbeidernes trivsel på jobben, brukes Aktivitetsplanen.
Da får leder og tillitsvalgte full oversikt over oppslutning. Grafene oppsummerer svarene automatisk og viser tydelig hvor det er risiko.

Resultater

Alle svaroversikter med kommentarer kan hentes ut i tabeller, og være arbeidsgrunnlaget for fase 2:
- For arbeidsgruppen som lager selve risikoanalysen.
- For leder som skal følge opp resultatene med tiltak som forbedrer situasjonen.

Resultatene er også viktig for å dokumentere overfor tilsynsmyndigheter og sertifiseringsorganer at medarbeiderne involveres i HMS-arnbeidet. Kfr. § 4 og 5.3 i HMS-forskriftene.

Standard HMS-sjekklister følger med abonnementet.

Disse legges opp i Aktivitetsplanen, ofte etter en beslutning i AMU, - klar til elektronisk utfylling.
aktivitetsplan

Saksbehandling

Saksbehandlingsmodul

Et klikk i en tabelloversikt over de sakene du vil behandle, gir leder skjermbildet for saksbehandling.
Brukere med rettigheter til å saksbehandle (ledere), kan velge om saken skal avsluttes, eller om den må sendes til andre saksbehandlere.
Den som behandler saken kan bestemme tiltaket, hvem som skal gjennomføre tiltaket innenfor en gitt tidsfrist.

E-post-varsling kan kunden velge som standardløsning

En melding fra en medarbeider går automatisk til han nærmeste leder. Navnet på leder kommer automatisk fram i selve meldingsskjemaet, og der kan melder velge om meldingen også skal sendes til leders e-post-boks. Hvis virksomheten ønsker å legge opp ekstra saksbehandlere kan dette gjøres av superbruker.

En melder kan følge med på status i saksbehandlingen av sin melding

Hvis en melder ønsker å følge opp sin melding med en e-post noen dager etter at meldingen er sendt, kan melder klikke på saken i «Mine saker»-arkivet, og deretter på Dialog-arkfanen. Da kommer skjermbildet med e-post-tekstboksen klar til utfylling i Qm+. Slike e-poster, også svarene på disse, legger seg automatisk på «Sakens historie» for både leder og melder.

Versjoner og historikk over saksgang arkiveres med dag og klokkeslett, og navn på de involverte

Endres meldingens opprinnelige innhold av melder eller av leder, vil dette lagres som versjon nr. 2. Også versjon nr. 1 arkiveres hos leder og melder. Saker som må behandles av eksterne parter, kan tas ut som pdf-fil og arkiveres i det ordinære arkivsystemet utenfor Qm+.

Opplæring

Vi følger opp kundene med systematisk opplæring, og en gang i året har vi brukerseminar der kundene kan komme med innspill  og forslag til forbedringer.
Saksbehandling

Mobilversjonen

Qm+ App

Utfør registreringene i Appen med mobiltelefonen og send med bilde. Alle meldingsskjemaer du lager i Qm+ kan benyttes direkte i mobiltelefonen. Meldingene registreres i databasen på samme måte som meldinger registrert via nettleser.

Enkel å bruke

Funksjoner som:
  • Bildevedlegg
  • Send direkte til saksbehandler
  • Lenker til relevante styrende dokumenter.

Ny App med Offline mode og GPS kordinater

Qm+ mobil 2 heter den nye Appen til IOS.

  • Ny design
  • Off-line-modus
  • GPS kordinater
  • Lenker til interne prosedyrer og lovdata kan åpnes
  • Mottatte oppgaver og tiltak kan kvitteres "Utført"
  • Støtter opplasting av flere bilder

Hvor finner du Appen?

Søk etter Qm+ i Appstore for iPhone / iPad eller på Google play for Android.
Appen er gratis å laste ned, men medfører en liten økning i den årlige abonnementsprisen.
Innlogging skjer med virksomhet, brukernavn og passord; likt som i nettleserløsningen.

Registreringene gir deg grafoversikt

Qm+ App

Revisjon

Revisjon eller kontroll betyr å sammenligne teori og praksis.

Revisjon

Qm+ inneholder både sjekklister og spørreskjemaer som er hensiktsmessige også for ledelsens årlige gjennomgang av kvalitetssystemet. Da er målet å avdekke om systemet virker etter hensikten.

Hyppigheten av revisjoner er avhengig av risiko: Der det er høye risikotall, bør revisjoner gjennomføres både kvartalsvis og månedlig.

Vi har egne konsulenter som kan bistå ved internrevisjoner.

Alle resultater kan rapporteres og følges opp i Qm+.
Ved revisjoner lages et eget meldingsskjema hvor funn, merknader og avvik registreres.

Revisjonsmeldingsskjemaenes graf lages atskilt fra andre meldingstyper. Det er enkelt å holde kontroll på framdriften i alle forbedringstiltakene.

Ekstramoduler

I tillegg til alle modulene i standardpakken, har vi enkelte ekstramoduler for kunder med spesielle behov.

SMS

Meldinger kan sendes fra system på SMS.
Særlig aktuelt i krisesituasjoner og varslinger.

NAV – skademeldingsskjema

AD-integrasjon, 2 muligheter

01

Full synkronisering av organisasjon og brukere

Forutsetter at man kan hente ut organisasjonsstrukturen basert på et søk mot LDAP/AD.
02

Manuell konfigurasjon av organisasjon, med synkronisering av brukere.

Organisasjonsstrukturen legges opp i Qm+ manuelt, og det opprettes søk for hver avdeling som henter brukere.

KLAR TIL BRUK

Innholdet i
sjekklister,
avviksmeldinger,
risikoanalyser,
prosedyrer og instrukser,
finner du i Qm+ klar til bruk!

ring oss